Tietosuojaseloste: rekrytointi

Tämä tietosuojaseloste on laadittu kuvaamaan mahdollisimman selkeästi ja läpinäkyvästi, miten Ruohonjuuri Oy (jäljempänä “Ruohonjuuri” tai “me) käsittelee eli kerää, käyttää ja säilyttää henkilötietoja rekrytointitarkoituksiin henkilötietolain ja EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Laadittu 3.5.2018, viimeisin muutos 31.5.2022.

Henkilötietorekisterin pitäjä

Ruohonjuuri Oy, Mannerheimintie 7, 00100 Helsinki

1.6.2022 alkaen rekrytointi suoritetaan RecRight-palvelussa, jonka tuottaa MobileCV Oy, Firdonkatu 2T 73, 00520 Helsinki. MobileCV Oy toimii videorekrytointijärjestelmän ja siihen liittyvän rekrytointirekisterin pääylläpitäjänä. MobileCV Oy vastaa henkilötietojen käsittelystä tältä osin (lokitiedot, varmuuskopioinnit, hävittäminen).

31.5.2022 saakka rekrytoinnissa hyödynnettiin Sympa HR -palvelua, jonka tuottaa Integrata, Mannerheimintie 5 C, 7. krs, 00100 Helsinki. Integrata vastaa Sympa HR -järjestelmän teknisestä toimivuudesta toimien rekrytointirekisterin pääylläpitäjänä ja vastaten henkilötietojen käsittelystä tältä osin (lokitiedot, varmuuskopioinnit, hävittäminen) niissä rekrytoinneissa, jotka on aloitettu ennen 1.6.2022. Sympa HR -järjestelmän kautta kerätyt rekrytointiin liittyvät henkilötiedot poistuvat viimeistään 31.1.2023. 

Rekisteriasioista vastaava

Palvelua käyttävä Ruohonjuuri Oy vastaa rekisterinpitäjänä omien työnhakijoidensa hakemusten ja henkilötietojen käsittelystä sekä niitä koskevista tiedusteluista. Tiedustelut osoitetaan rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Vastuuhenkilö: Emilia Boman, henkilöstöpäällikkö

Sähköposti: etunimi.sukunimi(at)ruohonjuuri.fi

Yhteystiedot

Ruohonjuuri Oy, henkilöstöosasto

Puhelin: 050 593 7199

E-mail: emilia.boman@ruohonjuuri.fi

www.ruohonjuuri.fi

Henkilötietojen kerääminen rekrytoinnissa

Henkilötietojen käsittely rekrytointiprosessissa 1.6. alkaen RecRight-palvelussa

1.6.2022 alkaen Ruohonjuuren rekrytoinnit suoritetaan RecRight-palvelun kautta. RecRight on videorekrytointipalvelu, jonka avulla Ruohonjuuri rekisterinpitäjänä voi kerätä ja käsitellä antamiasi henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on suorittaa rekrytointitoimenpiteitä. 

Ruohonjuuren henkilökunta käyttää sisäisessä työssä Googlen toimisto-ohjelmistoja ja järjestelmäpalveluita. Se tarkoittaa, että Google on valtuuttamamme henkilötietojen käsittelijä. Lue lisää Googlen tietosuojaselosteesta.

Tämä seloste sisältää tietoa siitä mitä henkilötietoja rekrytoinnin yhteydessä tavanomaisesti käsitellään ja mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia sinulla on henkilötietojasi koskien.

Mihin tarkoitukseen henkilötietojani kerätään ja käsitellään?

RecRight-videorekrytointipalvelun yhteydessä kerättävien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on suorittaa rekrytointitoimenpiteitä. 

Mitä henkilötietoja minusta kerätään ja mistä lähteistä?

Keräämme sinua koskevia henkilötietoja sinulta itseltäsi RecRight-palvelun käytön yhteydessä. Tyypillisesti sinulta kerätään seuraavia tietoja:

• nimi
• yhteystiedot (sähköposti ja puhelinnumero)
• syntymäaika
• valokuva
• koulutustiedot
• työhistoria
• lähettämäsi videot
• CV
• avoin hakemus

Tietoja voidaan kerätä myös muista lähteistä, esimerkiksi LinkedInistä tai muista verkkopalveluista, mikäli olet sisällyttänyt linkit näihin sivuihin työhakemukseesi. Mikäli sinulla on kysyttävää käsiteltävistä henkilötiedoista tai tietojen lähteistä, otathan yhteyttä rekisterinpitäjään.

Millä perusteella henkilötietoja käsitellään?

Ruohonjuuren laillinen peruste henkilötietojen käsittelyyn ja käsittelyn tarkoitus on lähettämäsi työhakemuksen käsitteleminen. 

Kuka käsittelee tietojani ja luovutetaanko niitä kolmansille?

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelee Ruohonjuuren henkilöstöön kuuluvat rekrytointiin osallistuvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, jotka tarjoavat rekrytointiin tai järjestelmän tekniseen ylläpitoon liittyviä palveluja Ruohonjuurelle. 

Ruohonjuuri hyödyntää rekrytoinnissa RecRight-videorekrytointityökalua, ja on huolehtinut muun muassa sopimuksin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään RecRightin yhteydessä ainoastaan Ruohonjuuren määrittelemiin tarkoituksiin. Mikäli RecRightin henkilöstö joutuu teknisissä̈ selvityksissä käsittelemään henkilötietojasi, RecRightin henkilöstö̈ on allekirjoittanut vaitiolosopimuksen, sekä sitoutuu käsittelemään henkilötietoja tietoturvallisesti vain tuottaakseen teknistä̈ asiakaspalvelua.

Rekrytointiprosessissa annettuja tietoja ei luovuteta suoramainontaa, suoramarkkinointia, etämyyntiä, markkina- tai mielipidetutkimusta tai henkilömatrikkeleita varten.

Luovutetaanko tietojani EU:n ulkopuolelle?

RecRight-palvelun yhteydessä henkilötietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, elleivät rekrytointiin osallistuvat henkilöt sijaitse EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Mahdolliset tekniset luovutukset EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle koskevat ainoastaan tilanteita, jossa RecRight-palvelun käyttämien  järjestelmien palvelimet sijaitsisivat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella tai jos tietoa käsitellään teknistä tukea vaadittaessa EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Mikäli näin tapahtuu, Ruohonjuuri on huolehtinut siitä, että tietojesi käsittely, siirto ja tallennus toteutetaan tietosuoja-asetuksen edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.

Kauanko henkilötietojani säilytetään?

Henkilötietojasi ei tulisi säilyttää pidempään kuin niitä tarvitaan käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi tai kuin sopimus tai laki vaatii. Säilytämme rekrytointiin liittyviä henkilötietoja korkeintaan 6 kuukauden ajan. Yli 6 kuukautta vanhemmat hakemukset poistuvat järjestelmästä automaattisesti. Mikäli haluat lisätietoa tietojesi säilytysajoista, otathan yhteyttä rekisterinpitäjäjään.

Miten tietojani säilytetään ja suojataan?

RecRight-palveluun kerättyjä tietoja säilytetään palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. 

 Rekisterin ylläpidon pääsy tietoihin on rajattu vain välttämättömiin henkilöihin. Kyseiset henkilöt on koulutettu tietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja he toimivat salassapitovelvollisuuden alaisina. Ruohonjuuri ylläpitää korkeaa turvallisuuden tasoa henkilötietojen käsittelyssä. Arvioimme jatkuvasti henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä ja ryhdymme tarvittaviin asianmukaisiin teknisiin ja organisatorisiin suojaustoimenpiteisiin riskien vähentämiseksi. Koulutamme jatkuvasti henkilöstöämme tietosuoja-asioissa.

Onko tietojeni antaminen pakollista?

Keräämme henkilötietojasi rekrytoinnin yhteydessä arvioidakseen soveltuvuuttasi hakemaasi tehtävään. Rekrytoinnin onnistunut toteuttaminen edellyttää henkilötietojesi käsittelyä ja ilman relevantteja tietoja emme voi jatkaa rekrytointiprosessia kanssasi.

Millaisia oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia minulla on?

Sinulla on henkilötietojasi käsittelyä koskien useita oikeuksia, kuten

• Oikeus peruuttaa suostumuksesi. Mikäli henkilötietojasi käsitellään suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi.
• Oikeus saada pääsy tietoihin. Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja sekä oikeus saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja on kerätty.
• Oikeus saada virheet korjatuksi. Sinulla on oikeus pyytää, että sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot korjataan tai poistetaan.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä. Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan.
• Oikeus saada tiedot siirretyksi. Mikäli tietojasi käsitellään suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, ja saada tietosi siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle.
• Oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle viranomaiselle. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, sinulla on oikeus valittaa henkilötietojesi käsittelystä toimivaltaiselle viranomaiselle. Katso lisätietoja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta.

Miten voin toteuttaa oikeuteni?

Voimassa olevan henkilötietolainsäädännön perusteella sinulla on halutessasi milloin tahansa oikeus pyytää nähtäväksesi sinusta rekrytointijärjestelmäämme kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot, pyytää virheellisten tietojen korjaamista, niiden käsittelyn rajoittamista tai henkilötietojen poistamista. Pyyntö on lähetettävä aina kirjallisesti. Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla yhteyttä Ruohonjuuren henkilöstöosaston pääkäyttäjään. 

Peruuttaessasi suostumuksen, poistamme henkilötietosi rekrytointijärjestelmästämme ja lopetamme niiden suostumukseen perustuvan käsittelyn.

Samoja henkilötietoja voidaan kuitenkin käyttää sekä suostumuksen perusteella että välttämättömänä tai muiden säädösten velvoittamana käsittelynä. Tästä johtuen vaikka peruutat suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn rekrytointitarkoituksiin, ja käsittely, jota suostumus koskee, keskeytetään, tietojasi voi säilyä meillä muihin tarkoituksiin esimerkiksi asiakaspalvelutarkoituksiin (esimerkiksi ruohonjuuri.fi verkkokaupasta tekemäsi tilauksen käsittelyyn, jos olet tehnyt tilauksen).

Mihin voin ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?

Mikäli sinulla on kysymyksiä koskien henkilötietojesi käsittelyä, otathan yhteyttä Ruohonjuuren rekisterinpitäjään. 

Ennen 1.6.2022 tehdyt rekrytoinnit (Sympa HR) 

Mitä henkilötietoja keräämme ja miten?

Kun lähetät työhakemuksen Ruohonjuureen Sympa HR-järjestelmän kautta (rekisteriseloste), keräämme sinusta henkilötietoja. Näitä tietoja ovat nimi, syntymäaika, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, cv/ansioluettelo, työhakemuksesi ja tallentamasi vastaukset eri kysymyksiin. 

Ruohonjuuren laillinen peruste henkilötietojen käsittelyyn ja käsittelyn tarkoitus on lähettämäsi työhakemuksen käsitteleminen.  

Henkilötietojen käsittely ja tallentaminen

Käytämme tietojasi arvioidaksemme soveltuvuuttasi vapaisiin työpaikkoihin sekä ottaaksesi sinuun yhteyttä mahdollisen työhaastattelun tai puhelinhaastattelun sopimista varten.

Tietoja säilytetään HR Sympa-rekrytointijärjestelmässämme. Tietoa käsittelevät hakemastasi työtehtävästä riippuen yksikköjen esimiehet, henkilöstöosaston pääkäyttäjät sekä järjestelmän ylläpitäjät. Käsittelyssä noudatetaan suojaamisvelvoitteita ja vaitiolovelvollisuutta.

Säilytysajat

Säilytämme henkilötietojasi korkeintaan 6 kuukauden ajan. Yli 6 kuukautta vanhemmat hakemukset poistuvat järjestelmästä automaattisesti. 

Henkilötietojen suojaaminen

Rekrytointijärjestelmässä oleviin tietoihin on rajoitettu pääsy. Järjestelmän käyttäjille on määritelty pääsy työtehtäviensä perusteella tarkoituksenmukaisiin tietoihin. Käyttäjien tunnukset Sympa HR-järjestelmään ovat henkilökohtaiset.

Henkilötietojen luovuttaminen

Emme luovuta rekrytointijärjestelmässämme olevia henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, elleivät rekrytointiin osallistuvat henkilöt sijaitse EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. . 

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Ruohonjuuri voi tehdä ajoittain muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Tietosuojaselosteen uusin versio on aina saatavilla Ruohonjuuren verkkosivuilta.