Tietosuojaseloste: rekrytointi

Tämä on Ruohonjuuri Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste koskien rekrytoinnin yhteydessä kerättäviä, käsiteltäviä ja säilytettäviä henkilötietoja. Laadittu 3.5.2018, viimeisin muutos 23.5.2018.

Tämä tietosuojaseloste on laadittu kuvaamaan mahdollisimman selkeästi ja läpinäkyvästi, miten Ruohonjuuri Oy (jäljempänä “Ruohonjuuri” tai “me) käsittelee eli kerää, käyttää, näyttää ja säilyttää henkilötietoja rekrytointitarkoituksiin henkilötietolain ja EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

Henkilötietorekisterin pitäjä

Ruohonjuuri Oy, Mannerheimintie 7, FI – 00100 Helsinki

Integrata, Mannerheimintie 5 C, 7. krs, FI – 00100 Helsinki

vastaa järjestelmän teknisestä toimivuudesta toimien rekrytointirekisterin pääylläpitäjänä ja vastaten henkilötietojen käsittelystä tältä osin (lokitiedot, varmuuskopioinnit, hävittäminen).

Rekisteriasioista vastaava

Palvelua käyttävä Ruohonjuuri Oy vastaa rekisterinpitäjänä omien työnhakijoidensa hakemusten ja henkilötietojen käsittelystä sekä niitä koskevista tiedusteluista. Tiedustelut osoitetaan rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Vastuuhenkilö: Jani Kinnunen, henkilöstöpäällikkö
Sähköposti: etunimi.sukunimi(at)ruohonjuuri.fi

Yhteystiedot

Ruohonjuuri Oy, henkilöstöosasto
Puhelin: 040 744 2888
E-mail: jani.kinnunen@ruohonjuuri.fi
www.ruohonjuuri.fi

Henkilötietojen kerääminen

Mitä henkilötiedot ovat?

Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka liittyvät elävään luonnolliseen henkilöön suorasti tai epäsuorasti. Näitä tietoja ovat muun muassa nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero. Lisäksi tällaisina tietoina pidetään esimerkiksi myös erilaisia sähköisiä identiteettejä, kuten IP-osoitteita, jos ne voidaan yhdistää luonnolliseen henkilöön.

Mitä henkilötietoja keräämme ja miten?

Kun lähetät työhakemuksen Ruohonjuureen Sympa HR-järjestelmän kautta (rekisteriseloste), keräämme sinusta henkilötietoja.

Näitä tietoja ovat nimi, syntymäaika, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, cv/ansioluettelo, työhakemuksesi ja tallentamasi vastaukset neljään eri kysymykseen.

Ruohonjuuren laillinen peruste henkilötietojen käsittelyyn ja käsittelyn tarkoitus on lähettämäsi työhakemuksen käsitteleminen,

Henkilötietojen käsittely ja tallentaminen

Käytämme tietojasi arvioidaksemme soveltuvuuttasi vapaisiin työpaikkoihin sekä ottaaksesi sinuun yhteyttä mahdollisen työhaastattelun tai puhelinhaastattelun sopimista varten.

Tietoja säilytetään HR Sympa-rekrytointijärjestelmässämme www.sympahr.net/ruohonjuuri. Tietoa käsittelevät hakemastasi työtehtävästä riippuen yksikköjen esimiehet, henkilöstöosaston pääkäyttäjät sekä järjestelmän ylläpitäjät.

Rekisteriin talletetut henkilötiedot on säädetty salassa pidettäväksi JulkL 24 § 32 mukaisesti (perhesuhteet, harrastukset, poliittinen vakaumus). Käsittelyssä noudatetaan Henkilötietolain 32 § suojaamisvelvoitteita ja 33 § vaitiolovelvollisuutta.

Säilytysajat

Säilytämme henkilötietojasi 6 kuukauden ajan. Yli 6 kuukautta vanhemmat hakemukset poistuvat järjestelmästä automaattisesti.

Kaikkien hakemusten hävittäminen tapahtuu arkistolain mukaisin menetelmin ja siitä vastaavat Ruohonjuuren rekrytointipalveluiden edustajat.

Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietoja säilytetään valvotuissa ja vartioiduissa tiloissa. Valvottujen ja vartioitujen tilojen ulkopuolella tarvittaessa käsiteltävät ja säilytettävät tiedot salataan luvattoman käytön estämiseksi. Tietoliikenneyhteydet henkilötietorekisteriin suojataan yhteyden salauksella. Rekisterin ylläpidon pääsy tietoihin on rajattu vain välttämättömiin henkilöihin. Kyseiset henkilöt on koulutettu tietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja he toimivat salassapitovelvollisuuden alaisina.

Rekrytointijärjestelmässä oleviin tietoihin on rajoitettu pääsy. Järjestelmän käyttäjille on määritelty pääsy työtehtäviensä perusteella tarkoituksenmukaisiin tietoihin. Käyttäjien tunnukset Sympa HR-järjestelmään ovat henkilökohtaiset.

Ruohonjuuri ylläpitää korkeaa turvallisuuden tasoa henkilötietojen käsittelyssä. Toteutamme jatkuvia toimenpiteitä, jotka vastaavat sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatteita. Arvioimme jatkuvasti henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä ja ryhdymme tarvittaviin asianmukaisiin teknisiin ja organisatorisiin suojaustoimenpiteisiin riskien vähentämiseksi.

Koulutamme jatkuvasti henkilöstöämme tietosuoja-asioissa.

Henkilötietojen luovuttaminen

Emme luovuta rekrytointijärjestelmässämme olevia henkilötietoja kolmansille osapuolille. Henkilötietoja ei luovuteta suoramainontaa, suoramarkkinointia, etämyyntiä, markkina- tai mielipidetutkimusta tai henkilömatrikkeleita varten.

Käyttäjän oikeudet

Suostumuksen peruuttaminen

Voimassa olevan henkilötietolainsäädännön perusteella sinulla on halutessasi milloin tahansa oikeus pyytää nähtäväksesi sinusta rekrytointijärjestelmäämme kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot, pyytää virheellisten tietojen korjaamista, niiden käsittelyn rajoittamista tai henkilötietojen poistamista.

Peruuttaessasi suostumuksen, poistamme henkilötietosi rekrytointijärjestelmästämme ja lopetamme niiden suostumukseen perustuvan käsittelyn.

Samoja henkilötietoja voidaan kuitenkin käyttää sekä suostumuksen perusteella että välttämättömänä tai muiden säädösten velvoittamana käsittelynä. Tästä johtuen vaikka peruutat suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn rekrytointitarkoituksiin, ja käsittely, jota suostumus koskee, keskeytetään, tietojasi voi säilyä meillä muihin tarkoituksiin esimerkisi asiakaspalvelutarkoituksiin (esimerkiksi ruohonjuuri.fi verkkokaupasta tekemäsi tilauksen käsittelyyn, jos olet tehnyt tilauksen).

Oikeus saada tietoja tallentamistamme henkilötiedoista

Halutessasi tietää, mitä sinua koskevia tietoja olemme rekisteröineet, voit pyytää näitä tietoja kirjallisesti Ruohonjuuren henkilöstöosaston pääkäyttäjältä edellä mainitusta osoitteesta.

Rekisteriotteen pyytäminen

Voit pyytää rekisteriotteen sinusta rekrytointijärjestelmäämme tallennetuista tiedoista lähettämällä kirjallisen pyynnön Ruohonjuuren henkilöstöosaston pääkäyttäjälle. Pyyntö on lähetettävä aina kirjallisesti ja siinä on oltava pyynnön esittäjän henkilökohtainen allekirjoitus. Oikeus henkilörekisteriotteeseen perustuu henkilötietolain 26 pykälään.

Esimerkki kirjeen sisällöstä:

Henkilörekisteriotepyyntö, rekrytointi – Ruohonjuuri Oy:n henkilöstöosastolle

Pyydän saada itseäni koskevat rekrytointijärjestelmään tallennetut tiedot tiedot henkilötietolain 26 §:n perusteella.

…………………………………………………………………

(Paikka ja päiväys)

………………………………………………………………..

(Allekirjoitus)

……………………………………………………………….

(Nimenselvennys, henkilötunnus ja osoite)

(sähköpostiosoite/puhelinnumero)

…………………………………………………………………….

Oikeus omien henkilötietojen hallintaan

Sinulla on oikeus hallita rekrytointijärjestelmään tallennettujen henkilötietojesi poistamista, täydentämistä tai oikaisemista.

Reklamaatiot

Henkilö, joka on sitä mieltä, että yritys rikkoo henkilötietolakia tai muuta tietosuojalainsäädäntöä, voi ottaa yhteyttä Tietosuojavaltuutettuun. Katso lisätietoja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Ruohonjuuri voi tehdä ajoittain muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Tietosuojaselosteen uusin versio on aina saatavilla Ruohonjuuren verkkosivuilta.