TIETOSUOJASELOSTE: RUOHONJUURI-APURAHAN JA -PALKINNON HAKIJOIDEN TIEDOT

Tämä on Ruohonjuuri Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste koskien Ruohonjuuri-apurahan ja -palkinnon hakemisen yhteydessä kerättäviä, käsiteltäviä ja säilytettäviä henkilötietoja. Laadittu 6.4.2018, viimeisin muutos 24.4.2018.

Tämä tietosuojaseloste on laadittu kuvaamaan mahdollisimman selkeästi ja läpinäkyvästi, miten Ruohonjuuri Oy (jäljempänä “Ruohonjuuri” tai “me)  käsittelee eli kerää, käyttää, näyttää ja säilyttää henkilötietoja Ruohonjuuri-apurahan ja -palkinnon myöntämistarkoituksiin henkilötietolain ja EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

Henkilötietorekisterin pitäjä

Ruohonjuuri Oy, Salomonkatu 17 B, 4. krs / ltk 31, FI – 00100 Helsinki

Rekisteriasioista vastaava

Ruohonjuuri Oy, hallinto, Salomonkatu 17 B, 4. krs / ltk 31, FI – 00100 Helsinki

Ruohonjuuri Oy:n tietosuojavastaava: Heidi Waltari, sähköisen liiketoiminnan päällikkö

Yhteystiedot

Ruohonjuuri Oy, Salomonkatu 17 B, 4. krs / ltk 31, FI – 00100 Helsinki, hallinto@ruohonjuuri.fi

Henkilötietojen kerääminen

Mitä henkilötiedot ovat?

Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka liittyvät elävään luonnolliseen henkilöön suorasti  tai epäsuorasti. Näitä tietoja ovat muun muassa nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero. Lisäksi tällaisina tietoina pidetään esimerkiksi myös erilaisia sähköisiä identiteettejä, kuten IP-osoitteita, jos ne voidaan yhdistää luonnolliseen henkilöön.

Mitä henkilötietoja keräämme ja miten?

Kun lähetät Ruohonjuureen Ruohonjuuri-apurahan hakemuksaen, keräämme sinusta henkilötietoja hakemuksesi käsittelyä varten.

Näitä tietoja ovat seuraavat tiedot:

Ruohonjuuren laillinen peruste henkilötietojen käsittelyyn ja henkilötietojen käsittelyn oikeutetut tarkoitukset:

 

Henkilötietojen käsittely ja tallentaminen

Kaikki apurahahakemukset ja palkintohakemukset tallennetaan asiakirjojen käsittelyjärjestelmään.  

Palkintojen saajien nimet, palkintosummat sekä palkinnon aihe julkaistaan Ruohonjuuren www-sivuilla https://www.ruohonjuuri.fi/ekotietoa/palkintojensaajia/

Apurahahakemuksia käsittelevät Ruohonjuuren hallinnossa apurahoista vastaavat henkilöt sekä Ruohonjuuren hallitus.

Säilytysajat

Kaikkia apurahahakemuksia säilytetään Ruohonjuuressa puoli vuotta. Valituiksi tulleita apurahahakemuksia ja palkintoesityksiä säilytytetään viisi vuotta. Apurahahakemuksista ja palkintoesityksistä tehtyjä yhteenvetoja (hakija, summa, käyttötarkoitus) säilytetään toistaiseksi osana hallituksen pöytäkirjoja. Palkintojen ja apurahojen saajien tiedot (nimi, palkintosumma, palkinnon aihe) julkaistaan Ruohonjuuren verkkosivuilla ja säilytetään siellä toistaiseksi.

Kaikkien hakemusten hävittäminen tapahtuu arkistolain mukaisin menetelmin ja siitä vastaavat Ruohonjuuren hallinnon edustajat.

Henkilötietojen suojaaminen

Ruohonjuuri ylläpitää korkeaa turvallisuuden tasoa henkilötietojen käsittelyssä. Toteutamme jatkuvia toimenpiteitä, jotka vastaavat sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatteita. Arvioimme jatkuvasti henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä ja ryhdymme tarvittaviin asianmukaisiin teknisiin ja organisatorisiin suojaustoimenpiteisiin riskien vähentämiseksi.

Koulutamme jatkuvasti henkilöstöämme tietosuoja-asioissa. Kaikki toimintaamme, henkilötietolakia tai EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) koskevat kysymykset voi lähettää osoitteeseen verkkokauppa@ruohonjuuri.fi.

Henkilötietojen luovuttaminen

Emme luovuta palkintojen ja apurahan hakijoiden henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Palkintojen saajien tiedot (nimi, palkintosumma, palkinnon aihe) julkaistaan Ruohonjuuren verkkosivuilla ja säilytetään siellä toistaiseksi.

Käyttäjän oikeudet

Suostumuksen peruuttaminen

Voimassa olevan henkilötietolainsäädännön perusteella sinulla on halutessasi milloin tahansa oikeus pyytää nähtäväksesi sinusta Ruohonjuuri-palkinnon ja apurahan hakemista tai myöntämistä varten kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot, pyytää virheellisten tietojen korjaamista, niiden käsittelyn rajoittamista tai henkilötietojen poistamista.

Apurahan tai palkinnon saajaksi valittuna sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistoa Ruohonjuuren järjestelmästä. Tässä tapauksessa maksettu apuraha tai palkinto tulee palauttaa täysimääräisenä Ruohonjuuri Oy:lle.

Samoja henkilötietoja voidaan kuitenkin käyttää sekä suostumuksen perusteella että välttämättömänä tai muiden säädösten velvoittamana käsittelynä. Tästä johtuen vaikka peruutat suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn Ruohonjuuri-palkinnon tai apurahan hakemisitarkoituksiin, ja käsittely, jota suostumus koskee, keskeytetään, tietojasi voi säilyä meillä muihin tarkoituksiin esimerkisi kirjanpidon tositteina tai veroilmoituksen aineistona.

Oikeus saada tietoja tallentamistamme henkilötiedoista

Halutessasi tietää, mitä sinua koskevia tietoja olemme rekisteröineet koskien Ruohonjuuri-palkinnon tai apurahan hakemustasi, voit pyytää näitä tietoja kirjallisesti Ruohonjuuren hallinnosta yllä mainitusta osoitteesta.

Rekisteriotteen pyytäminen

Voit pyytää rekisteriotteen lähettämällä kirjallisen pyynnön Ruohonjuuren hallintoon yllä mainittuun osoitteeseen. Pyyntö on lähetettävä aina kirjallisesti ja siinä on oltava pyynnön esittäjän henkilökohtainen allekirjoitus sekä kopio henkilöllisyystodistuksesta. Pyyntöä ei voi lähettää sähköpostitse. Kirjeeseen on merkittävä teksti ”Henkilörekisteriotepyyntö, Ruohonjuuri-palkinto/apuraha – Ruohonjuuren hallinnolle”.

Oikeus henkilörekisteriotteeseen perustuu henkilötietolain 26 pykälään.

 

Oikeus omien henkilötietojen hallintaan

Sinulla on oikeus hallita Ruohonjuuri-palkinnon ja apurahan hakua koskevien, tallennettujen henkilötietojesi poistamista, täydentämistä tai oikaisemista.

Reklamaatiot

Henkilö, joka on sitä mieltä, että yritys rikkoo henkilötietolakia tai muuta tietosuojalainsäädäntöä, voi ottaa yhteyttä Tietosuojavaltuutettuun. Katso lisätietoja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Ruohonjuuri voi tehdä ajoittain muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Tietosuojaselosteen uusin versio on aina saatavilla Ruohonjuuren verkkosivuilta.