REKRYTOINTI REKISTERISELOSTE / TIETOSUOJASELOSTE, Henkilötietolaki (523/99) 10 §

Laatimispäivämäärä: 1.5.2016.

1. Rekisterinpitäjät

Ruohonjuuri Oy, Salomonkatu 17 B, 4. krs, FI – 00100 Helsinki

on rekisterinpitäjä ja vastaa työnhakijoidensa henkilötietojen käsittelystä.

Integrata, Mannerheimintie 5 C, 7. krs, FI – 00100 Helsinki

vastaa järjestelmän teknisestä toimivuudesta toimien rekrytointirekisterin pääylläpitäjänä ja vastaten henkilötietojen käsittelystä tältä osin (lokitiedot, varmuuskopioinnit, hävittäminen).

2. Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja/tai yhteyshenkilöt

Palvelua käyttävä Ruohonjuuri Oy vastaa rekisterinpitäjänä omien työnhakijoidensa hakevien henkilöiden hakemusten ja henkilötietojen käsittelystä sekä niitä koskevista tiedusteluista. Tiedustelut osoitetaan rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Vastuuhenkilö: Henkilöstöpäällikkö Jani Kinnunen

Sähköposti: etunimi.sukunimi(at)ruohonjuuri.fi

3. Rekisterin nimi

Ruohonjuuren rekrytointijärjestelmä

Tietokanta koostuu rekrytoinneista, sijaisrekrytoinneista ja avoimista rekrytoinneista kertyvistä työnhakijatiedoista. Rekrytointijärjestelmänä toimii HR Sympa. Työnhakijan tietoihin pääsevät työnantajan valtuuttamat työntekijät.

Rekisteriin talletetut henkilötiedot on säädetty salassa pidettäväksi JulkL 24 § 32 mukaisesti (perhesuhteet, harrastukset, poliittinen vakaumus). Käsittelyssä noudatetaan Henkilötietolain 32 § suojaamisvelvoitteita ja 33 § vaitiolovelvollisuutta.

4. Henkilörekisterissä olevien tietojen säilytys ja hävittäminen

Sekä sähköinen että manuaalinen tietojen säilytys ja hävittäminen tapahtuu arkistolain 831/1994 8 §:n perusteella annettujen ohjeiden mukaisesti.

Järjestelmään rekisteröityneet Ruohonjuuri Oy:n edustajat vastaavat hakemusten ja työnhakijoiden tietojenkäsittelystä ja hakemusten säilytyksestä avointen, kohdistettujen ja sijaisrekrytointien osalta, jotka työnhakijat ovat järjestelmään tallentaneet. Rekisterinpitäjänä toimivalle Ruohonjuuri Oy:lle työnhakijatietokannasta syntynyt manuaalinen aineisto hävitetään, kun se ei rekrytoinnin kannalta ole enää tarpeellista. Sähköisesti kertynyttä aineistoa säilytetään 6 – 12 kuukautta, minkä jälkeen se hävitetään. Kaikkien hakemusten hävittäminen tapahtuu arkistolain mukaisin menetelmin ja siitä vastaa Ruohonjuuren rekrytointipalveluiden edustajat.

5. Tarkastusoikeus

Työnhakijalla on oikeus saada tarkistaa itsestään tallentamansa tiedot tai tiedot, jotka hänestä on järjestelmään tallennettu. Työnhakijalla on oikeus turvautua henkilötietolaissa mainittuihin oikeuksiinsa. Asiaa koskevat pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjänä toimivan Ruohonjuuren vastuuhenkilölle.

6. Virheellisen tiedon korjaaminen

Työntekijä ei voi itse päivittää rekrytointijärjestelmään tallentamiaan tietoja. Työnhakija voi pyytää Ruohonjuuri Oy:n rekisteristä vastaavan henkilön poistamaan hakemuksensa järjestelmästä ja tarvittaessa lähettää uuden hakemuksen. Hakemukset poistuu lähtökohtaisesti automaattisesti 6 – 12 kuukauden kuluttua.

7. Tietojen luovuttaminen suoramarkkinointi- tms. tarkoituksiin

Henkilötietoja ei luovuteta suoramainontaa, suoramarkkinointia, etämyyntiä, markkina- tai mielipidetutkimusta tai henkilömatrikkeleita varten.